Essa técnica é maravilhosa e libertadora.
Se você só abrir seu e-mail, seu whatsapp, suas mensagens de SMS, messenger, telegram, etc, quando você tiver um tempo real e disponível para isso e puder realmente se concentrar nessa tarefa você pode ZERAR suas caixas de entrada.
ISSO MESMO! A ideia dessa técnica é que sua caixa de entrada seja esvaziada TODOS OS DIAS.
Você pode aplicar isso em todos os apps de mensagens também não só no email. Todos eles têm a opção de apagar ou de arquivar as conversas.
Apague se não vai mais precisar do que foi tratado e arquive se pode precisar consultar depois. Mas RESOLVA E RESPONDA no momento que abrir. Não abra quando não tiver tempo e não deixe para depois.
Segundo essa técnica, quando você abrir um e-mail (ou mensagem), terá apenas quatro opções:
Resolver: se o e-mail exigir uma resposta rápida ou uma ação que tome menos de dois minutos, resolva logo. Depois responda e/ou arquive. Assim de simples.
Tornar acionável: se a mensagem exigir que você faça algo que requer mais de dois minutos, então ela terá que ser transformada em uma ação e colocada em outro canto. O ideal é resumir a ação em uma frase imperativa e colocar no seu gerenciador de tarefas. (planner ou google calendar por exemplo)
Delegar: encaminhe a mensagem para outra pessoa que seja responsável por responder a mensagem ou fazer a ação correspondente caso não seja você a pessoa responsável.
Apagar: caso o e-mail não exija resposta nem ação, você deve simplesmente arquivá-lo, retirando-o da Caixa de Entrada. Com o Gmail, é fácil encontrá-lo depois pela busca. Você pode fazer o mesmo com os apps de mensagem.
Adiar a leitura: esta última ação deve ser tomada apenas caso a leitura não seja urgente nem importante. Há casos em que queremos ler uma mensagem com mais calma depois. Se você usa o Gmail ele dá essa opção com dia e hora para voltar para sua caixa de entrada.
Faça o teste de começar a ZERAR suas caixas de entrada e depois me conte como foi. Acredite! É libertador e dá uma serenidade imensa por que você não fica vendo e revendo tarefas já resolvidas e nem fica angustiado com o que ainda tem que resolver por que "deu uma olhada rapidinho". Dedicar um tempo de qualidade às suas mensagens em momentos que você possa fazer essas ações é otimizar seu tempo.
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